Informationen zu externen Berichten
§ 1
Eine externe Meldung kann unter Umgehung der internen Meldung gemäß der internen Meldungsverfahrensrichtlinie und den darin vorgesehenen Folgemaßnahmen erfolgen.
Eine externe Meldung kann an den Bürgerbeauftragten oder eine öffentliche Behörde sowie gegebenenfalls an die Institutionen, Organe oder Einrichtungen der Europäischen Union gerichtet werden.
Eine externe Meldung erfolgt insbesondere, wenn der Hinweisgeber hinreichende Gründe hat anzunehmen, dass der Rechtsverstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellt, insbesondere ein Risiko für einen irreversiblen Schaden besteht, oder wenn die interne Meldung den Hinweisgeber Repressalien aussetzen würde. Dies gilt auch, wenn aufgrund besonderer Umstände des Falles, wie der Möglichkeit der Beweismittelvernichtung oder einer Kollusion zwischen dem Verpflichteten und dem Täter des Rechtsverstoßes oder einer Beteiligung des Verpflichteten am Rechtsverstoß, eine geringe Wahrscheinlichkeit besteht, dass durch eine interne Meldung wirksam gegen den Rechtsverstoß durch den Verpflichteten vorgegangen wird.
Eine Meldung an den Bürgerbeauftragten oder eine öffentliche Behörde unter Umgehung der internen Meldung entzieht dem Hinweisgeber nicht den Schutz, der sich aus dem Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern ergibt.
Der Bürgerbeauftragte und die öffentliche Behörde sind eigenständige Verantwortliche im Hinblick auf die im Rahmen der externen Meldung übermittelten personenbezogenen Daten, die von diesen Stellen entgegengenommen werden.
Der Bürgerbeauftragte und die öffentliche Behörde veröffentlichen auf ihren Websites im Amtsblatt wesentliche Informationen für Hinweisgeber.
§ 2
Die vorläufige Überprüfung einer externen Meldung durch den Bürgerbeauftragten dient der Feststellung, ob die Meldung Informationen über einen Rechtsverstoß enthält, sowie der Identifizierung der zuständigen öffentlichen Behörde für Folgemaßnahmen.
Wenn die externe Meldung Informationen über einen Rechtsverstoß enthält, leitet der Bürgerbeauftragte die Meldung unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Meldung, an die zuständige öffentliche Behörde für Folgemaßnahmen weiter.
Der Bürgerbeauftragte informiert den Hinweisgeber über die Weiterleitung der externen Meldung. Die Information umfasst mindestens die Angabe der öffentlichen Behörde, an die die externe Meldung weitergeleitet wurde, sowie das Datum der Weiterleitung.
Der Bürgerbeauftragte sieht von der Weiterleitung der externen Meldung ab, wenn die Meldung keine Informationen über einen Rechtsverstoß enthält.
Der Bürgerbeauftragte informiert den Hinweisgeber über die Nichtweiterleitung der externen Meldung und teilt die Ergebnisse der vorläufigen Überprüfung der Meldung mit.
Wenn der Bürgerbeauftragte von der Weiterleitung einer externen Meldung absieht, kann er den Hinweisgeber darauf hinweisen, dass die gemeldeten Informationen im Rahmen anderer einschlägiger Rechtsvorschriften geprüft werden können, insbesondere im Rahmen einer zivilrechtlichen Klage, einer Strafanzeige, einer verwaltungsgerichtlichen Beschwerde oder einer Petition.
§ 3
Die öffentliche Behörde:
- nimmt die externe Meldung entgegen;
- führt eine Vorabprüfung der externen Meldung durch, indem festgestellt wird, ob die Meldung Informationen über Rechtsverletzungen enthält und ob die Meldung sich auf Rechtsverletzungen in einem Bereich bezieht, der in den Zuständigkeitsbereich dieser Behörde fällt, und wenn dies nicht der Fall ist – die zuständige öffentliche Behörde zur Einleitung von Folgemaßnahmen feststellt;
- prüft die externe Meldung – wenn die Meldung Rechtsverletzungen in einem Bereich betrifft, der in den Zuständigkeitsbereich dieser Behörde fällt;
- übermittelt die externe Meldung unverzüglich, jedoch nicht später als 14 Tage nach Einreichung der Meldung, und in begründeten Fällen – spätestens 30 Tage nach Einreichung der Meldung an die zuständige öffentliche Behörde zur Einleitung von Folgemaßnahmen, wenn die Meldung Rechtsverletzungen in einem Bereich betrifft, der nicht in den Zuständigkeitsbereich dieser Behörde fällt, und informiert den Hinweisgeber darüber;
- ergreift Folgemaßnahmen mit der gebotenen Sorgfalt;
- übermittelt dem Hinweisgeber eine Rückmeldung.
Die öffentliche Behörde kann Folgemaßnahmen ablehnen, wenn in der externen Meldung zu einem Fall, der bereits Gegenstand einer früheren Meldung desselben oder eines anderen Hinweisgebers war, keine wesentlichen neuen Informationen über Rechtsverletzungen im Vergleich zu der früheren externen Meldung enthalten sind. Die öffentliche Behörde informiert den Hinweisgeber über die Ablehnung der Folgemaßnahmen, gibt die Begründung an und lässt im Falle einer weiteren Meldung diese unbeantwortet und informiert den Hinweisgeber nicht darüber.
§ 4
Die zuständige öffentliche Behörde nimmt die externe Meldung entgegen, die an sie weitergeleitet wird, oder prüft die eingereichte Meldung gemäß § 3 Absatz 4 und führt eine Vorabprüfung der externen Meldung durch, indem festgestellt wird, ob diese Informationen über Rechtsverletzungen enthält.
Nach der Vorabprüfung der externen Meldung führt die zuständige öffentliche Behörde unverzüglich Folgemaßnahmen durch, wenn die Meldung Informationen über Rechtsverletzungen enthält.
Die zuständige öffentliche Behörde kann Folgemaßnahmen ablehnen, wenn in der externen Meldung, die an sie weitergeleitet wird, keine neuen Informationen im Vergleich zu der früheren externen Meldung enthalten sind, die bereits Gegenstand einer Prüfung durch eine zuständige Behörde war. Die öffentliche Behörde informiert den Hinweisgeber über die Ablehnung der Folgemaßnahmen und gibt die Begründung an.
In Fällen, in denen keine Folgemaßnahmen durchgeführt werden, weil die Meldung keine Informationen über Rechtsverletzungen enthält, informiert die zuständige öffentliche Behörde den Hinweisgeber darüber.
§ 5
Die zuständige öffentliche Behörde informiert den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt der externen Meldung oder ihrer Weiterleitung durch die öffentliche Behörde gemäß § 3 Absatz 4 über die getroffenen oder geplanten Folgemaßnahmen.
Die Frist nach Absatz 1 kann, wenn dies durch den Umfang und die Komplexität der Angelegenheit gerechtfertigt ist, bis zu 6 Monate nach Erhalt der externen Meldung oder ihrer Weiterleitung verlängert werden. Der Hinweisgeber wird über die Verlängerung informiert und erhält eine Begründung
§ 6
Die zuständige öffentliche Behörde stellt dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der externen Meldung eine Eingangsbestätigung aus, es sei denn, der Hinweisgeber hat ausdrücklich darum gebeten, keine Eingangsbestätigung zu erhalten, oder die zuständige Behörde hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass durch die Ausstellung einer Eingangsbestätigung die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefährdet werden.
Die Eingangsbestätigung enthält Informationen über:
- den weiteren Verlauf der Bearbeitung der externen Meldung;
- das Recht des Hinweisgebers, zusätzliche Informationen und Dokumente einzureichen;
- die Möglichkeit, auf dem laufenden Stand der Verfahren gehalten zu werden.
§ 7
Wenn der Hinweisgeber in der externen Meldung keine Informationen angegeben hat, die seine Identifizierung ermöglichen, wird die Eingangsbestätigung und die Information über die Folgemaßnahmen gemäß § 4 Absatz 3 nicht ausgestellt.
Die zuständige öffentliche Behörde kann bei anonymen externen Meldungen entscheiden, ob Folgemaßnahmen durchgeführt werden oder nicht, unter Berücksichtigung des Gehalts der in der externen Meldung enthaltenen Informationen und der Möglichkeit, die Rechtsverletzungen auf dieser Grundlage zu überprüfen.
§ 8
Die zuständige öffentliche Behörde führt die für die Bearbeitung externer Meldungen vorgesehenen Tätigkeiten in einer Art und Weise durch, die die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sowie Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewährleistet, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung vor.
Die zuständige öffentliche Behörde gewährleistet, dass keine unbefugten Personen Zugang zu Informationen haben, die die Identität des Hinweisgebers offenlegen könnten, insbesondere zu Informationen, die der Hinweisgeber über sich selbst bereitstellt.
§ 9
Die zuständige öffentliche Behörde trifft die notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die in der externen Meldung angegebenen Informationen, insbesondere die Identität des Hinweisgebers und anderer beteiligter Personen, sowie alle Informationen über den Sachverhalt, der Gegenstand der Meldung ist, sicher verwahrt und nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
Jede unbefugte Offenlegung von Informationen, die die Identität des Hinweisgebers offenlegen, stellt eine Verletzung der Vertraulichkeitspflicht dar und kann nach geltendem Recht strafrechtliche oder zivilrechtliche Folgen haben.
§ 10
In Fällen, in denen die zuständige öffentliche Behörde Maßnahmen zur Aufklärung der in der Meldung genannten Verstöße ergreift, informiert sie den Hinweisgeber innerhalb einer angemessenen Frist über den Stand und das Ergebnis der durchgeführten Maßnahmen, jedoch spätestens innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der externen Meldung.
Der Hinweisgeber kann Informationen über den Stand der Untersuchung in regelmäßigen Abständen verlangen, jedoch nicht öfter als alle drei Monate ab dem Datum der letzten Übermittlung von Informationen durch die zuständige Behörde.0
